1. Giải pháp thiết kế hệ thống xếp hàng tự động

a. Yêu cầu:

Hệ thống xếp hàng khám giúp cho việc giao dịch diễn ta nhanh chóng, chính xác, tạo cảm giác an toàn và tin cậy. Không còn tình trạng chen lấn, mất trật tự tại các quầy, tại các phòng khám.

b. Giải pháp thiết kế:

Giải pháp dựa trên nguyên tắc: Khách hàng đến trước được phục vụ trước, tự động đến đúng quầy giao dịch, phòng khám bằng hệ thống bảng điện tử và âm thanh tự động

– Máy in và bàn phím lấy số được đặt ngay lối ra vào hoặc nơi dễ tiếp cận nhất.

– Màn hình chính (bảng hiển thị tổng quát) đặt ở tại sảnh đợi. Bệnh nhân có thể nhận biết được đến lượt của mình khi đứng tại sảnh

– Màn hình hiển thị tại quầy/phòng khám. Bệnh nhân có thể nhận biết được đến lượt của mình khi đứng tại quầy/phòng khám

– Tại mỗi quầy/phòng khám có bàn phím gọi số để gọi bệnh nhân tiếp theo.

– Hệ thống loa kèm theo để gọi số thứ tự bệnh nhân bằng giọng nói.

– Hệ thống có chức năng báo hết bệnh nhân trên bàn phím gọi số tại phòng khám để Bác sỹ tại phòng khám biết.

– Hệ thống có chức năng cài đặt một Bác sỹ tại phòng khám ngoài việc khám chuyên khoa thì cũng có thể khám phụ với các chuyên khoa khác trong trường hợp chuyên khoa chính của mình không có bệnh nhân được phân bệnh vào. Hệ thống tự động vận hành sang chế độ nghiệp vụ phụ khi hết khách hàng tại nghiệp vụ chính.

– Toàn bộ hoạt động của hệ thống cho phép tổng hợp báo cáo (09 mẫu biểu báo cáo) về toàn bộ quy trình của hệ thống như: thời gian chờ của từng bệnh nhân tại khu tiếp bệnh, khu khám... Thời gian khám của từng bệnh nhân.. Số lượng bệnh nhân khám được trong ngày của từng Bác Sỹ...Số lượng bệnh nhân tiếp nhận theo từng phòng khám, chuyên khoa.. Toàn bộ các báo cáo này có thể được xem/ in theo dạng bảng, biểu đồ hình cột, hình tròn để so sánh...thời gian biểu báo cáo theo ngày, theo tuần, tháng, năm...từ ngày .. Đến ngày. Các báo cáo này có thể được xuất ra theo dạng file .pdf, word hoặc excel để email, báo cáo lãnh đạo.

– Giao diện phần mềm quản lý hệ thống và các kết quả báo cáo của hệ thống có thể được cài đặt ở nhiều máy tính khác nhau, phục vụ cho công việc giám sát tình hình tiếp nhận, khám bệnh tại các phòng ban lãnh đạo khác nhau qua mạng LAN ( Nếu có).

Cách thức hoạt động:

√ Tại bộ phận tiếp nhận :

Khi một bệnh nhân đến làm việc sẽ ấn nút để lấy số thứ tự. Số thứ tự của Bệnh nhân đó được hiển thị trên màn hình của bảng hiển thị quầy được đặt trước quầy làm việc của bộ phận tiếp nhận (Quầy tiếp nhận bệnh).

Tại mỗi quầy tiếp nhận trang bị một Phần mềm cấp số và một máy in để cấp số thứ tự thứ tự vào phòng khám

Bộ phận tiếp nhận sẽ phân bổ bệnh nhân đó tới các Phòng khám đồng thời in 1 phiếu khám bệnh trên đó có ghi rõ Phòng khám bệnh nào? Số thứ tự bao nhiêu.

Trên phiếu ghi các thông tin: Tên bệnh viện - Tên phòng khám - Số phòng khám - Vị trí phòng khám - Số thứ tự được cấp - Số đang được gọi tại phòng khám đó - Câu thông báo hướng dẫn - Ngày giờ cấp phiếu thứ tự.

Bệnh nhân cầm phiếu khám bệnh đến Phòng khám tương ứng để xếp hàng chờ khám.

 

√ Tại phòng khám bệnh:

Tại mỗi Phòng khám bệnh sẽ được đặt một màn hình hiển thị Quầy/phòng để hiển thị số thứ tự của Bệnh nhân. Màn hình hiển thị đặt phía trước phòng và được kết nối với Bàn phím gọi số tại phòng khám.

Hệ thống sẽ tự đọc số thứ tự bệnh nhân trên loa vào khám bệnh.

Tại đây bác sĩ có thể khám bệnh và kê đơn thuốc hoặc chỉ định các cận lâm sàng (nếu có)

Bệnh nhân sẽ được cấp số thứ tự làm Cận lâm sàn tương ứng tại quầy tiếp nhận của khu cận lâm sàn (hoặc quầy tiếp nhận ban đầu).

√ Tại Phòng cậm lâm sàn:

Khi một bệnh nhân đến Phòng cậm lâm sàn sẽ được Quầy tiếp nhận tại khoa cấp số thứ tự vào phòng tương ứng.

Tại mỗi Phòng cận lâm sàng sẽ được đặt một Bàn phím gọi số để gọi số và màn hình hiển thị quầy/phòng để hiển thị Số thứ tự của bệnh nhân.

Hệ thống sẽ tự động đọc số thứ tự bệnh nhân trên loa vào làm các cận lâm sàng.

Sau khi làm cận lâm sàng xong. Bác sỹ sẽ nhập kết quả cận lâm sàng đồng thời trả bệnh nhân về Phòng khám.

√ Tại Quầy phát thuốc:

Sau khi kết thúc quy trình khám bệnh, bệnh nhân nhận thuốc thì tới Điểm cấp vé cảm ứng đặt trước quầy bán/ cấp thuốc và đợi nhân viên quầy bán thuốc gọi số thứ tự.

Tại mỗi quầy phát thuốc sẽ được đặt một Bàn phím gọi số để gọi số và màn hình hiển thị quầy/phòng để hiển thị Số thứ tự của bệnh nhân.

Hệ thống sẽ tự động đọc số thứ tự bệnh nhân trên loa vào nhận thuốc.

Một số thiết bị thuộc hệ thống xếp hàng tự động

–  Điểm cấp vé cảm ứng

–  Bàn phím điều khiển quầy: đặt tại bàn mỗi nhân viên tiếp nhận, phòng khám

–  Bảng hiển thị quầy: đặt mỗi quầy tiếp nhận, mỗi phòng khám

–  Màn hình hiển thị chính: đặt tại sảnh chờ chung

–  Phần mềm phân bệnh về phòng khám và máy in nhiệt in số thứ tự về phòng khám

–  Bộ âm thanh (bao gồm Bộ khuếch đại âm thanh + Loa): thông báo số thứ tự bệnh nhân khi đến lượt

            >>> Xem thêm thiết bị về hệ thống xếp hàng tự động vui lòng kích chọn link <<<

2. Các tiện ích khi áp dụng hệ thống

 – Dễ dàng, thuận tiện hơn trong giao dịch. Bệnh nhân chỉ nhận số thứ tự để lấy phiếu thứ tự và đợi đến lượt .

– Thoải mái và yên tâm, không phải xếp hàng, bệnh nhân chỉ việc ngồi chờ đến lượt, không sợ bị chen ngang, mất lượt.

– Nhanh chóng, công bằng do hệ thống mời gọi là hoàn toàn tự động nên việc gọi bệnh nhân đến đúng quầy giao dịch sẽ rất hợp lý, giảm tối đa thời gian chờ đợi của bệnh nhân.

– Bệnh nhân dự kiến được thời gian đến lượt giao dịch.

– Không phải chen lấn, mỗi quầy chỉ có một bệnh nhân giao dịch nên hạn chế được việc mất tài sản, giấy tờ, lộ thông tin.

– Bác sỹ tại phòng khám làm việc thoải mái hơn, ít sai sót, nhanh chóng hơn, vui vẻ, niềm nở với bệnh nhân do trong một lúc chỉ làm việc với một người, không có người khác vây quanh (bệnh nhân chưa đến lượt đang ngồi ở ghế chờ).

– Không mệt nhọc phải mời bệnh nhân đến khám bằng miệng.

– Dễ dàng khai báo tạm thời ngưng thực hiện giao dịch, rời vị trí làm việc (chẳng hạn như đi xin ý kiến cấp trên, việc cá nhân...) mà không làm cho bệnh nhân khó chịu.

– Với hệ thống menu thông minh tại bàn phím điều khiển quầy, cán bộ tại quầy giao dịch có thể xem được các trạng thái tại quầy mình đang làm việc như: thông báo hết số thứ tự để phục vụ, cài đặt ngôn ngữ hiển thị trên màn hình điều khiển (Việt, Anh, Pháp).

3. Hiệu quả khi ứng dụng hệ thống

– Không còn tình trạng bệnh nhân chen lấn, mất trật tự, hỏi chen ngang tại các phòng khám/ quầy tiếp bệnh.

– Công bằng cho bệnh nhân, ai đến trước lấy phiếu thứ tự sẽ được phục vụ trước.

– Chủ động quản lý được thời gian và công việc cho các thành phần tham gia giao dịch vì hệ thống cho phép ngưng phát phiếu phục vụ theo từng dịch vụ, theo số lượng hồ sơ hoặc theo thời gian.

– Bệnh nhân thoải mái, an tâm, không sợ mất chứng từ hoặc lộ thông tin.

– Tạo cảm giác an toàn, hài lòng và tin cậy cho bệnh nhân.

– Phục vụ tốt cho công tác theo dõi, giám sát tình hình giao dịch và nhân viên giao dịch để có kế hoạch đánh giá, khen thưởng hoặc lập kế hoạch phát triển bộ phận giao dịch cho phù hợp.

– Tạo không gian lịch sự, văn minh tại khu giao dịch/ phòng khám, thể hiện cung cách phục vụ hướng đến bệnh nhân của Quý vị.

Quý khách cần tư vấn thêm về hệ thống vui lòng liên hệ Technology Việt Nam qua Hotline: 0978.494.418 - 0938.723.144